Gestión de contactos

Esta aplicación está pensada para poder gestionar los contactos establecidos con personas externas a la Fundación Cepaim, tanto para llevar un seguimiento de dichos contactos como para permitir los envíos postales o por correo electrónico a dichas personas de forma global.

Ficheros

Los contactos se guardan en ficheros, de forma predeterminada se han definido los siguientes:

Perfiles de usuario/a

Administradores/as: por cada fichero existirá una o varias personas habilitadas para poder introducir y modificar las fichas de los contactos incluidas en sus respectivos ficheros.

Personas usuarias que podrán leer (pero no borrar o modificar) la información de los contactos en el fichero al que estén adscritos. Sin embargo podrán hacer anotaciones (seguimientos) sobre los contactos dados de alta y también obtener listas de salida.

Clasificación de contactos

Cada contacto puede clasificarse (sólo personas administradoras) de forma no excluyente con las siguientes etiquetas:

Esta clasificación se puede usar posteriormente para filtrar, entre todos los contactos de un fichero, aquellos que sean proveedores o socios, por ejemplo.

Lista de salida

Entre los contactos filtrados (por fichero, nombre o etiqueta) se puede elegir aquellos que se desee para ir creando una lista, que posteriormente podrá ser impresa en forma de etiquetas postales o lista de direcciones electrónicas. Cada usuario de la aplicación gestiona su propia lista de salida, que podrá crear usando los contactos requeridos de uno o varios ficheros a los que esté adscrito.

Uso de la aplicación

Esta aplicación está incluida en la intranet de Cepaim por lo que previamente deberá conectarse y acceder a dicha intranet, posteriormente se seleccionará el módulo correspondiente.

Figura 1

Lo primero que debe hacerse es seleccionar el fichero con el que se desea trabajar entre los que se esté adscrito (no olvides pulsar botón Actualizar), en cualquier momento se puede volver a esta pantalla para cambiar de fichero haciendo click en la pestaña «Inicio»

Figura 2

La segunda pestaña que comienza con la palabra «Fichero» sirve para visualizar los contactos y realizar operaciones sobre ellos. Es la pantalla principal de la aplicación.

Al hacer click en el nombre del fichero, por defecto nos mostrará todos los registros incluidos en dicho fichero, en la parte inferior veremos la cantidad de páginas que componen el total de registros y podremos desplazarnos por ellas.

Podremos seleccionar los que deseemos marcando en las casillas a la izquierda de cada registro, y después haciendo click en «Enviar a Lista de Salida»

Para filtrar por nombre o categoría (etiqueta) usaremos los elementos de la parte superior derecha de la pantalla. Al seleccionar un valor de la lista de etiquetas automáticamente filtrará aquellos registros con tal etiqueta, después se podrá seguir filtrando por nombre indicando un valor y haciendo click en «Buscar»

El administrador/a del fichero también podrá realizar una nueva alta haciendo click en «Agregar contacto»

Para ver la información completa de un registro, modificarlo (sólo administradores/as) e incluir anotaciones se debe hacer click en su nombre (en azul)

En la parte inferior de la pantalla se podrán realizar las anotaciones pertinentes.

La última pestaña (Lista de Salida) nos permite ver y gestionar la lista de salida con las acciones mostradas a la derecha de la pantalla, también se pueden borrar elementos individuales haciendo click en el aspa correspondiente al elemento que se desea eliminar de la lista (no se elimina del fichero).

 

Cualquier duda o sugerencia que te surja estaremos agradecidos de recibirla para mejorar tanto la aplicación como este mismo manual. Puedes enviarlas a tecnico@cepaim.org